CAJA MENOR - ACTA - REGLAMENTO.

	MONTAJES INDUSTRIALES JB SAS ACTA  DE ENTREGA CAJA MENOR   SISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE Y FINANCIERA	Código	FO-12-18
		Versión	1
		Fecha de emisión	27/02/2015

ACTA N° 09

Siendo hoy 27 de Febrero de 2015 a las 09:30 AM en la ciudad de Bogotá, se hace inicio a la presente reunión en la sala de juntas de nuestra empresa ubicada en la Calle 78 No. 78F 15 sur.

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del Quorum.

2. Lectura y aprobación del acta anterior.

3. Apertura de caja menor.

4. Monto de la caja menor.

5. Responsable del manejo de la caja menor.

6. Valor máximo a pagar por caja menor.

7. Base mínima para el reembolso de la caja menor.

1. Verificación del Quorum:

Se ha verificado el Quorum, el único faltante a la reunión es el señor Emilio Delgado (Representante de servicios generales).

2. Lectura y aprobación del acta anterior:

Todos los asistentes estuvieron de acuerdo con la lectura del acta Nº08 efectuada en la anterior sesión.

3. Apertura de caja menor:

La presente reunión se realiza por motivo de hacer apertura al fondo de caja menor de la empresa, la cual estará vigente a partir del 01 de Marzo de 2015; los arqueos se realizaran cada quince días para verificar el buen control de la caja.

4. Monto de la caja menor:

La caja menor tendrá un monto total de $1.000.000 pesos M/cte.

5. Responsable de la caja menor:

La caja menor será manejada por la Asistente Administrativa; llegado el caso que esta primera responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o por cualquier otro motivo no pueda hacerse cargo de esta, la caja pasara a manos del/la Tesorero/a.

6. Valor máximo a pagar por caja menor:

Se ha acordado que el valor máximo a pagar por caja menor es de $150.000 que corresponde al 15% del monto total de la misma.

7. Base mínima para el reembolso de la caja menor:

Se convino que el reembolso tendrá que ser exigido al haber utilizado el 70% del monto total de la caja menor, es decir al poseer tan solo $90.000.

CONSTANZA TAPIERO                                      LAURA GONZALEZ

Presidenta                                                            Secretaria

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		Versión	1
		Fecha de emisión	27/02/2015

ACTA DE ENTREGA CAJA MENOR

Siendo el día 02 del mes de Marzo del año 2015, en las instalaciones de MONTAJES INDUSTRIALES JB SAS, se hace entrega a la Señora  KAREN DAYANA CALDERON BENITES identificada  con C.C. No. 1.075.334.990 de Bogotá, quien desempeña el cargo de ASISTENTE, en el área ADMINISTRATIVA, de un fondo de dinero por valor de Un millón de pesos M/cte., ($1.000.000) mediante cheque Número 894522 del banco Davivienda.

Este fondo, está destinado para la Caja Menor por el Área de Tesorería, para atender los pagos de los conceptos definidos en el Reglamento de Caja Menor.

Esta caja menor queda bajo el cuidado y responsabilidad de la persona que firma la presente acta de entrega y se compromete a seguir las instrucciones, lineamientos e indicaciones del Reglamento de Caja Menor.

En caso de retiro del responsable de la Caja Menor, se compromete a restituir este fondo de dinero con un arqueo completo y exacto, a su respectivo coordinador.

El uso indebido de este fondo, la adulteración de recibos y cualquier incorrección en el manejo de estos dineros, será causal justificada de terminación del contrato de trabajo.     

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KAREN DAYANA CALDERON       LAURA GONZALEZ                                                       

ASISTENTE ADMINISTRATIVA       SECRETARIA DE GERENCIA                         

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		Versión	1
		Fecha de emisión	27/02/2015

            

REGLAMENTO CAJA MENOR

OBJETO. El presente reglamento tiene por objeto impartir las instrucciones necesarias para el manejo del fondo fijo de caja menor de la empresa, se regirá por las cláusulas en él estipuladas y su cumplimiento será obligatorio para todo aquel que la empresa designe encargado de su manejo.

PRIMERO. CREACION Y MONTO. La creación del fondo fijo de caja menor se hará mediante expedición de cheque de la empresa a favor del responsable de dicho fondo, con el debido comprobante de egreso y mediante entrega del reglamento del mismo. El monto de la caja menor será fijo hasta tanto no se apruebe nada en contrario, su valor será la suma de UN MILLON DE PESOS M/CTE ($ 1.000.000). Su aprobación se hará en reunión de Junta Directiva y como prueba de ello se hará constar en el acta que se eleve de dicha reunión y que será firmada para su validez. Cualquier modificación del monto estipulado se hará en reunión de Junta Directiva y su modificación deberá hacerse constar en el acta respectiva, copia de la parte pertinente será enviada al responsable de su manejo para su inmediato cumplimiento.

SEGUNDO. RECIBOS DE CAJA MENOR. Los documentos soporte del fondo fijo de caja menor relacionados con los gastos incurridos serán las facturas o recibos debidamente firmados por el respectivo beneficiario del pago y tendrán el membrete de la empresa en donde se relacione el nombre y el Nit de la misma.

TERCERO. AUTORIZACION DE GASTOS. Toda erogación o gasto de caja menor deberá corresponder a gastos  transporte urbano, formularios, fotocopias.

CUARTO. PAGOS AUTORIZADOS POR CAJA MENOR. Se autorizan los pagos debidamente soportados contablemente con facturas, cuentas de cobro, tiquetes de registradora y en fin cualquier documento que represente legalmente la erogación o gasto, siempre que dicho pago no exceda de CIENTO CINCUENTA MIL PESOS M/CTE. ($150.000)

QUINTO. REINTEGRO ORDINARIO DE GASTOS. El fondo fijo de caja menor será reembolsable una vez agotados sus fondos hasta en un la suma de TRESCIENTOS MIL PESOS MCTE ($300.000), caso en el cual se debe solicitar su reembolso, una vez llegado al tope previsto de gastos soportados por los recibos correspondientes.

SEXTO. REINTEGRO EXTRAORDINARIO. Todos los meses y para efectos de cumplir el principio contable de prudencia y que los gastos queden debidamente registrados en el mes en que se originaron, se hará necesario hacer un reintegro contable de los mismos, para el efecto la persona encargada del manejo del fondo fijo de caja menor, presentará

al Contador, una relación similar a la requerida para el reintegro del Fondo, a fin de ordenar allí por código los gastos efectuados y que no han sido reembolsados hasta la fecha. Quedando claro que este reintegro no origina reembolso de caja menor si el monto allí discriminado no es significativo ni se aproxima al monto de gastos fijado de CIENTO CINCUENTA PESOS MCTE ($150.000).

SEPTIMO. FORMA DE REINTEGRO. Para el efecto de solicitud de reembolso del fondo fijo de caja menor, se deberá realizar un soporte contable que se anexará al respectivo comprobante de egreso en donde se relacionarán adecuadamente los recibos de caja menor ordenados por concepto y código contable, discriminación del gasto, valor de la erogación, total de recibos de caja menor pagados cuyo valor será el solicitado como reembolso, dicho soporte contable estará debidamente firmado por: quien lo elabora es decir el encargado del fondo de caja menor, el ordenador del gasto el Gerente y quien lo revisa el Contador o Revisor Fiscal de la empresa.

OCTAVO. LIQUIDACION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR. En caso de que la empresa quiera cancelar o dar por terminado dicho fondo de caja menor, se hará mediante envió de la parte pertinente del acta de reunión de Junta Directiva en cuya reunión se tomó tal determinación al encargado de su manejo, para que una vez notificada su cancelación proceda a realizar el último reembolso contable del fondo fijo de caja menor y reintegrar mediante recibo de caja el dinero existente en el fondo fijo de caja menor, en todo caso los recibos de caja diligenciados y registrados en el documento contable junto con la devolución del dinero sobrante deberá ascender al monto del fondo de caja menor aquí expresado es decir a la suma de UN MILLON DE PESOS M/CTE

($ 1.000.000).

NOVENO. LEGALIZACION DE LA CANCELACIÓN. Una vez reintegrado el dinero sobrante y registrado el documento contable deberá expedirse PAZ Y SALVO de la empresa a favor de la persona encargada del manejo del fondo de caja menor, para efectos de probar su lealtad y honorabilidad en su manejo.