SOPORTES CONTABLES

·         KARDEX: El kardex es un documento administrativo de control, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este registro podemos controlar las entradas y salidas de la mercancía, para conocer las existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta. Además, en una tarjeta de inventarios, la cual es una herramienta que permite generar reportes de todas las transacciones generadas en la compañía.

·         FACTURA DE VENTA: Una factura es un documento que refleja, y hace constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. Es el documento soporte donde se transfiere los derechos de dominio y propiedad de la mercancía o servicio al cliente.

·         NOTA CREDITO: Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente.

Casos en los que se emite: Errores de facturación: Se facturó un importe superior y luego se lo corrige con NC.  Aplicación de bonificaciones y/o descuentos Devoluciones. Casos de roturas de mercadería.
La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

·         NOTA DEBITO: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

·         COMPROBANTE DE EGRESO: es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

·         ORDEN DE COMPRA: Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también específica los términos de pago y de entrega, también detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Es importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.

·         COTIZACION: Es el accionar y las consecuencias de cotizar (Establecer un precio.
 realizar una estimación de algo, abonar una cuota). Esta palabra es usada para referirse a la documentación que indica el valor real de un bien o de un servicio. 

Es también conocido como un tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que establece el precio de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra, así como para consideraciones de carácter presupuestario.

·         COMPROBANTE DE DIARIO: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

El cual se debe elaborar con base en los soportes de orden interno o externo, en idioma español en forma manual o informatizada.